1er étape de la consultation : Les orientations de la formation professionnelle.
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique (CSE) est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle. Cette consultation porte chaque année sur les orientations de la formation professionnelle dans l’entreprise et sur le plan de développement des compétences (article L 2312-24 du code du travail).
Une base de données économique et sociale environnementale, rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes qu’il incombe à l’employeur de respecter.
Ces éléments d’information sont transmis de manière récurrente au comité par mise à disposition dans la BDESE. Cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité.
La première étape consiste à discuter sur les orientations de la formation. Les objectifs d’une bonne définition des orientations de la formation sont :
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De relier le plan de développement des compétences à la stratégie de l’entreprise ;
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De cadrer le recueil des besoins ;
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De se doter d’un référentiel commun pour mener les arbitrages ;
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De fournir aux opérationnels un outil de management et de communication ;
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De répondre aux obligations légales.
Pour atteindre ces cinq objectifs, je vous propose une démarche en 3 étapes.
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Analyser l’environnement économique et la stratégie de l’entreprise
En prenant en compte le contexte de l’entreprise (concurrence, tendances du marché, situation du bassin d’emploi, etc.), ses objectifs stratégiques (parts de marché, croissance, nouvelles offres, nouveaux outils, projets majeurs, changement d’organisation, etc.), et les enjeux de la politique RH (évolutions des métiers, gestion des talents, marque employeur, mobilités, recrutements, etc.), le DRH et le Responsable formation peuvent formuler des hypothèses sur les besoins en compétences qui pourraient se traduire en orientations de formation.
Après le constat sur la situation de l’entreprise sur son marché, voici quelques exemples de questions à se poser ou poser lors de votre première réunion, pour renseigner un premier document de travail :
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Compte tenu des axes de développement de l’entreprise, quelles sont les évolutions prévisibles en termes de besoins de compétences ?
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Quels sont les emplois qui vont évoluer, disparaître ?
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Quelles sont les mesures d’anticipation à prendre pour les personnes actuellement dans ces emplois ?
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Quels sont les emplois qui vont émerger ?
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Comment faire évoluer en interne des personnes vers ces nouveaux emplois ?…
2. Interroger le management
Le Responsable formation doit confronter son travail d’analyse aux besoins du management et des directions opérationnelles. Dans cette démarche d’interrogation et de partage d’informations, les questions doivent traiter des attentes à court et moyen terme :
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Pour l’an prochain, quelles sont les principales priorités que vous donneriez à la formation ? A quel enjeu chacune de ces priorités correspond-elles (performance économique, qualité, satisfaction client, enjeu RH, etc.) ?
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Pour vous, que va-t-il se passer d’important l’an prochain qui nécessite un développement des compétences et un accompagnement formation ?
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Quelles sont les connaissances techniques à développer rapidement (nouveau process, nouvelle organisation, nouveaux matériels, nouveaux logiciels, déficit de compétence constaté, etc.) ?
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Quelles sont les compétences comportementales ou managériales à renforcer rapidement ?
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Quelles sont les évolutions prévues dans deux ou trois ans : économiques, technologiques, organisationnelles, règlementaires ? Quels impacts RH, pour quelle fonction de votre direction ? Quel est l’effectif concerné ? Quelles solutions possibles d’adaptation ?
Même si cette démarche traitera en définitive surtout de problématiques différentes (organisation, management, communication) de celles adressées par la formation, elle permet un partage qui fait souvent défaut et un alignement entre acteurs de la formation et managers opérationnels. En posant les bonnes questions, elle oblige à traduire les évolutions de l’entreprise en besoins de compétences.
De cette vision des managers peuvent naître de nouvelles orientations qui viendront enrichir celles déjà explorées par la DRH afin d’anticiper et de préparer au mieux l’avenir.
3. La note d’orientation
Cette période de réflexion, d’analyse et d’échange aboutit à la rédaction d’une note d’orientation ou à son actualisation. Trop souvent ce document n’est pas considéré à sa juste valeur ! Il est concis (3 pages au plus), simple et compréhensible par tous. Il est spécifique à l’entreprise en décrivant les grandes orientations (5 maximum) adossées à ses enjeux importants du moment. Évitons les notes d’orientations dont on ne change que la date et qui se reconduisent d’année en année sans aucune corrélation avec la stratégie particulière de l’entreprise. Enfin, je ne sais pas si on doit parler ici de « Marketing RH » mais la note d’orientation est bien sur un document de communication : elle est claire, pédagogique, intéressante, « efficace » sur la forme, pertinente sur le fond. Elle constitue un véritable support d’information pour le management, un référentiel commun, en donnant le sens des décisions en matière de formation.
Après sa validation par le DRH et le comité de Direction, la note d’orientation peut être expliquée et présentée aux partenaires sociaux.
Et en pratique, les orientations de la formation, c’est obligatoire ?
Sur le terrain, je constate que la note d’orientation, quand elle n’est pas complètement passée à la trappe, est souvent négligée par le Responsable Formation. En outre, elle est souvent présentée au CSE lors de la réunion consacrée au bilan formation (avant le 1er octobre) ou pire lors de la réunion CSE dédiée au plan prévisionnel (avant le 31 décembre).
La présentation des orientations de la formation professionnelle est pourtant une obligation légale.
Les informations suivantes (cf. articles R 2312-8 et R 2312-9 du code du travail) sont requises dans la base de données économique et sociale, à la rubrique dédiée à la formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés) :
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les orientations de la formation professionnelle dans l’entreprise telles qu’elles résultent de la consultation prévue à l’article L. 2312-24 ;
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le résultat éventuel des négociations prévues à l’article L. 2241-6 ;
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le bilan des actions comprises dans le plan de formation de l’entreprise pour l’année antérieure et pour l’année en cours comportant la liste des actions de formation, des bilans de compétences et des validations des acquis de l’expérience réalisés, rapportés aux effectifs concernés répartis par catégorie socioprofessionnelle et par sexe ;
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les informations, pour l’année antérieure et l’année en cours, relatives aux congés individuels de formation, aux congés de bilan de compétences, aux congés de validation des acquis de l’expérience et aux congés pour enseignement accordés ; notamment leur objet, leur durée et leur coût, aux conditions dans lesquelles ces congés ont été accordés ou reportés ainsi qu’aux résultats obtenus ;
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le nombre des salariés bénéficiaires de l’abondement mentionné au dernier alinéa du II de l’article L. 6315-1 ainsi que les sommes versées à ce titre ;
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le nombre des salariés bénéficiaires de l’entretien professionnel mentionné au I de l’article L. 6315-1.
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Le bilan, pour l’année antérieure et l’année en cours, des conditions de mise en œuvre des contrats d’alternance : les emplois occupés pendant et à l’issue de leur action ou de leur période de professionnalisation ; les effectifs intéressés par âge, sexe et niveau initial de formation ; les résultats obtenus en fin d’action ou de période de professionnalisation ainsi que les conditions d’appréciation et de validation.
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Le bilan de la mise en œuvre du compte personnel de formation.
Pour les entreprises de plus de 300 salariés, des informations complémentaires sont à renseigner dans la base de données économique et sociale :
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pourcentage de la masse salariale afférent à la formation continue, montant consacré à celle-ci et versement aux OPCO, fonds d’assurance formation ou Trésor ;
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nombre de stagiaires, heures de stage, types de stage ;
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nombre de salariés ayant bénéficié d’un congé formation et nombre de refus de congé formation ;
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nombre de contrats d’apprentissage conclus dans l’année.
En l’absence d’accord prévu à l’article L. 2312-21, les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes.
Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L’employeur indique, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu’il précise.
Ces données doivent être régulièrement mises à jour et tenues à disposition des membres du CSE (sur support informatique pour les plus de 300 salariés, et au choix, par informatique ou document papier pour les autres). Réf : Articles L 2312-26 – R 2312-11 à R 2312-14 du code du travail.
Enfin, la commission de formation est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés (article L 2315-49 code du travail) ; elle peut cependant être constituée par accord d’entreprise lorsqu’elle n’est pas obligatoire.
Cette commission est chargée de préparer les délibérations relatives aux orientations stratégiques et à la politique sociale, d’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine, ainsi que d’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.
Le CSE et la commission de formation sont consultés sur les problèmes généraux relatifs à la mise en œuvre des dispositifs de la formation continue (dont le plan de développement des compétences) et de la validation des acquis de l’expérience.
Comme vous le savez, cette première étape est cruciale pour permettre aux salariés d’adapter leurs compétences, d’évoluer dans l’entreprise.
