Les stages étudiants en entreprise
A savoir
Les modalités d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l’État ne présentant pas un caractère industriel et commercial relèvent de dispositions spécifiques, précisées dans une circulaire du ministère en charge de la Fonction publique, du 23 juillet 2009. Les modalités d’accueil dans les collectivités territoriales sont précisées dans une circulaire du 4 novembre 2009.
Quels sont les stages concernés ?
Tous les stages en entreprise sont concernés par les dispositions des articles L. 612-8 à L. 612-13 du code de l’éducation, à l’exception :
- des stages de la formation professionnelle tout au long de la vie telle que définie par la sixième partie du Code du travail ;
- des stages relevant de l’article L. 4153-1 du Code du travail
Sont concernés, en l’état actuel de la réglementation, les stages effectués en entreprise, à titre obligatoire ou optionnel, par des étudiants inscrits dans des établissements d’enseignement dispensant une formation supérieure diplômante ou non diplômante. Sont également concernés les stages effectués au sein d’une association, d’une entreprise publique ou d’un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC).
Ces stages doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, selon les modalités actuellement définies par le décret n° 2010-956 du 25 août 2010. En aucun cas, ils ne peuvent pas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise.
Les dispositions relatives à la lutte contre les discriminations s’appliquent à l’accès au stage. Ainsi, en application de l’article L. 1132-1 du Code du travail « aucune personne ne peut être écartée […] de l’accès à un stage […] en raison de son origine, de son sexe, de ses moeurs, de son orientation sexuelle, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son patronyme ou en raison de son état de santé ou de son handicap ».
Une convention de stage est-elle obligatoire ?
Les stages en entreprise relevant des articles L. 612-8 et suivants du code de l’éducation doivent faire l’objet d’une convention de stage conclue entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement.
Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf, comme cela est le cas pour l’embauche d’un salarié. Il devra en revanche, dans des conditions qui seront précisées ultérieurement par décret, tenir à jour un « registre des conventions de stage », indépendamment du registre unique du personnel mentionné à l’article L. 1221-13 du code du travail.
Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, pour occuper un emploi saisonnier. Il ne peut donc être fait appel à un stagiaire, même sous couvert d’une convention de stage, pour remplacer un salarié.
Quel est le contenu de la convention de stage ?
Les établissements d’enseignement dispensant une formation supérieure diplômante ou non diplômante dont les étudiants accomplissent, à titre obligatoire ou optionnel, des stages en entreprise élaborent, en concertation avec les entreprises intéressées, une convention de stage sur la base d’une convention type. Ces conventions types sont approuvées par les autorités compétentes des établissements et sont rendues publiques. Cette publicité peut intervenir par voie électronique sur le site Internet des établissements.
Les conventions types précisent les clauses que doivent impérativement comporter les conventions de stage au nombre desquelles doivent figurer les 11 clauses suivantes, telles que définies par le décret n°2006-1093 du 29 août 2006 :
La définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
Les dates de début et de fin du stage ;
- La durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l’entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ;
- Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement (voir précisions ci-dessous) ;
- La liste des avantages offerts, le cas échéant, par l’entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu’il a engagés pour effectuer son stage ;
- Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail dans le respect de l’article L. 412-8 du code de la sécurité sociale ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
- Les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l’un représentant l’établissement, l’autre l’entreprise, assurent l’encadrement du stagiaire ;
- Les conditions de délivrance d’une « attestation de stage » et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
- Les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
- Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
- Les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire, lorsqu’il existe.
En l’absence de convention type, les conventions de stage doivent en tout état de cause comporter les 11 clauses énumérées ci-dessus.
La convention de stage, à laquelle est annexée la « Charte des stages étudiants en entreprise » du 26 avril 2006, est signée par :
- le représentant de l’établissement dans lequel est inscrit le stagiaire. Il mentionne sa qualité, le nom et l’adresse de cet établissement ;
- le représentant de l’entreprise, qui mentionne sa qualité, le nom et l’adresse de l’entreprise ;
- le stagiaire, qui mentionne son adresse et l’intitulé complet de son cursus ou de sa formation ; si le stagiaire est mineur, la convention est également signée par son représentant légal.
- L’entreprise doit établir et tenir à jour la liste des conventions de stage qu’elle a conclues. A terme, une fois publié le décret qui en fixera notamment les mentions obligatoires, elle devra tenir à jour un registre des conventions de stage, indépendant du registre unique du personnel.
Quel est le statut du stagiaire dans l’entreprise d’accueil ?
Statut pendant le stage
Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille et n’a pas le statut de salarié. Son passage en entreprise n’a qu’un but pédagogique et de formation : même s’il peut être tenu d’exécuter des tâches à caractère professionnel, il est dans l’entreprise pour apprendre et/ou observer et n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés. Son stage ne peut pas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise.
Ainsi, comme le précise la Charte des stages étudiants en entreprise : « La finalité du stage s’inscrit dans un projet pédagogique et n’a de sens que par rapport à ce projet. Dès lors le stage :
- permet la mise en pratique des connaissances en milieu professionnel ;
- facilite le passage du monde de l’enseignement supérieur à celui de l’entreprise ».
Tout stagiaire est tenu de se conformer aux règles internes de l’entreprise : horaires, discipline, règles de sécurité, d’hygiène… et ce afin de maintenir le bon fonctionnement des services. Si l’entreprise est dotée d’un règlement intérieur (ce qui doit être le cas des entreprises comptant au moins 20 salariés), la convention de stage doit préciser les clauses de ce règlement qui sont applicables au stagiaire.
Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise dans les mêmes conditions que les salariés ; cette disposition est issue de la loi du 28 juillet 2011 citée en référence.
Dans un souci d’efficacité, tout stage doit faire l’objet d’un double encadrement par :
- un enseignant de l’établissement ;
- un membre de l’entreprise.
L’enseignant et le membre de l’entreprise travaillent en collaboration, sont informés et s’informent de l’état d’avancement du stage et des difficultés éventuelles. L’établissement d’enseignement et l’entreprise doivent leur permettre de disposer du temps nécessaire à leur mission d’encadrement.
Le responsable du stage au sein de l’établissement d’enseignement est le garant de l’articulation entre les finalités du cursus de formation et celles du stage.
Les obligations respectives de chaque partie à la convention (le stagiaire, l’entreprise d’accueil, l’établissement d’enseignement supérieur) sont précisées par la « Charte des stages étudiants en entreprise » , à laquelle on se reportera.
Situation en cas d’embauche à l’issue du stage
En cas d’embauche dans l’entreprise dans les trois mois suivant l’issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d’études, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai , sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.
Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai.
Lorsque le stagiaire est embauché par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.
Quelle est la durée maximale du stage ?
La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d’enseignement. Cette règle figure désormais à l’article L. 612-9 du code de l’éducation, issu de la loi du 28 juillet 2011 citée en référence en vigueur à compter du 30 juillet 2011. Un décret (à paraître) fixera les conditions dans lesquelles il pourra être dérogé à cette règle au bénéfice des stagiaires qui interrompront momentanément leur formation afin d’exercer des activités visant exclusivement l’acquisition de compétences en liaison avec cette formation, ainsi que dans le cas des stages qui seront prévus dans le cadre d’un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.
L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (ex. : deux mois si le stage précédent était d’une durée de six mois). Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.
Le stagiaire reçoit-il une somme d’argent ?
Lorsque la durée de stage au sein d’une même entreprise est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l’objet d’une gratification (versement d’une somme d’argent) dont le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, le montant horaire de cette gratification est fixé à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (plafond horaire égal, en 2012, à 23 €) ; cette disposition est applicable aux conventions de stage conclues à compter du 30 juillet 2011, date d’entrée en vigueur de la loi n° 2011-893 du 28 juillet 2011 (JO du 29) citée en référence (avant l’intervention de cette loi, la gratification n’était due qu’au titre des stages d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs). Ainsi, par exemple, pour un mois complet à 151,67 heures (soit 35 heures par semaine), la gratification sera égale, en 2012, à 436,05 €.
La durée de stage permettant de déterminer le droit du stagiaire à cette gratification s’apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants qui ont pour effet de prolonger le stage.
Lorsqu’elle est due, la gratification de stage :
-est versée mensuellement au stagiaire ;
-est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de stage.
En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant de la gratification due au stagiaire est proratisé en fonction de la durée de stage effectuée.
La gratification est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport. Concernant les incidences sur la franchise de la fourniture du repas à la cantine moyennant une participation du stagiaire, ou de l’attribution de titres restaurant, on se reportera aux précisions figurant sur le site de l’Urssaf.
Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire.
Pour les stages qui ne remplissent pas la condition de durée mentionnée ci-dessus, le versement d’une gratification est facultatif et relève de la « négociation » entre le stagiaire et l’entreprise qui l’accueille.
Des cotisations sociales sont-elles dues ?
Aucune cotisation et contribution de sécurité sociale n’est due, ni par l’entreprise d’accueil, ni par le stagiaire lorsque les sommes versées par l’employeur (gratification) restent inférieures ou égales à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (23 € pour l’année 2012), c’est-à-dire 436,05 € par mois en 2012 pour une durée de présence dans l’entreprise égale à la durée légale du travail (35 heures, soit 151,67 heures par mois). Ce plafond est réduit à proportion en cas de stage à « temps partiel ». Par exemple : la gratification versée à un stagiaire présent 90 heures par mois dans l’entreprise (c’est-à-dire l’équivalent de 3 jours sur 5) sera exonérée de cotisations et contributions sociales à hauteur de 258,74 € (montant de la franchise pour une durée de présence égale à la durée légale du travail x nombre d’heures de présence par mois / durée légale du travail, soit 436,05 x 90/151,67).
Sont concernées par cette mesure les cotisations de sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, vieillesse, allocations familiales, accidents du travail et maladies professionnelles), la CSG et la CRDS, la contribution solidarité autonomie (CSA), la cotisation FNAL et le versement transport.
Si l’employeur verse au stagiaire une gratification supérieure au seuil d’assujettissement, les cotisations et contributions de sécurité sociale sont calculées sur la différence entre le montant perçu et ce plafond. Par exemple : en 2012, pour un stagiaire dont la durée de présence est égale à la durée légale du travail et qui perçoit une gratification mensuelle égale à 500 €, les cotisations seront calculées sur : 500 – 436,05 = 63,95 €.
En tout état de cause, les cotisations dues au titre de l’assurance-chômage et des régimes de retraite complémentaire légalement obligatoires ne sont pas dues.
C’est au moment de la signature de la convention de stage que l’on apprécie si le seuil est atteint ou non, compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces et du temps de présence mensuel prévu au cours du stage.
La circulaire n°DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007relative à la protection sociale du stagiaire précise les modalités d’application de la franchise, et notamment son application aux stagiaires étrangers en France et aux stagiaires français à l’étranger, ainsi que les droits sociaux (prestations en nature, indemnités journalières…) le cas échéant ouverts aux stagiaires en fonction de leur situation.
S’agissant de la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles applicable aux étudiants ou élèves des établissements d’enseignement mentionnés aux a et b de l’article L. 412-8 du code de la Sécurité sociale, qui effectuent un stage en entreprise, la réglementation opère une distinction selon le montant de la gratification versée par l’entreprise au stagiaire :
si le stagiaire perçoit une gratification égale ou inférieure au seuil de franchise de cotisations indiqué ci-dessus, les obligations de l’employeur incombent à l’établissement d’enseignement signataire de la convention tripartite (convention liant le stagiaire, l’établissement d’enseignement et l’entreprise d’accueil). Pour les élèves et étudiants des établissements publics relevant du ministère chargé de l’éducation nationale, le versement des cotisations incombe au recteur.
Toutefois, lorsque l’accident survient par le fait ou à l’occasion du stage en entreprise, l’obligation de déclaration de l’accident du travail instituée par l’article L. 441-2 du code de la Sécurité sociale incombe à l’entreprise dans lequel est effectué le stage. L’entreprise doit alors adresser sans délai à l’établissement d’enseignement dont relève l’élève ou l’étudiant copie de la déclaration d’accident du travail envoyée à la CPAM compétente ;
si le stagiaire perçoit une gratification supérieure au seuil de franchise de cotisations visé ci-dessus, les obligations de l’employeur incombent à l’entreprise signataire de la convention tripartite. Dans ce cas, l’assiette servant de base au calcul des cotisations est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et le montant de la fraction de gratification exonérée.
Toutefois, lorsque l’accident survient du fait ou à l’occasion de l’enseignement ou de la formation dispensés par l’établissement dont relève l’élève ou l’étudiant, l’obligation de déclaration incombe à l’établissement qui doit adresser, sans délai, à l’entreprise signataire de la convention tripartite une copie de la déclaration d’accident envoyée à la caisse d’assurance maladie compétente.
Les stages doivent-ils être intégrés à un cursus pédagogique ?
Les stages en entreprise qui relèvent des articles L. 612-8 du code de l’éducation sont intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, ce qui suppose, en l’état actuel de la réglementation, que soient réunies les conditions suivantes :
leur finalité et leurs modalités sont définies dans l’organisation de la formation ;
ils font l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant donnant lieu à évaluation de la part de l’établissement.
Sont également intégrés à un cursus, dès lors qu’ils satisfont aux deux conditions mentionnées ci-dessus, les stages organisés dans le cadre :
des formations permettant une réorientation et proposées aux étudiants, notamment sur les conseils des services d’orientation ou d’un responsable de l’équipe pédagogique de la formation dans laquelle l’étudiant s’est engagé initialement ;
de formations complémentaires destinées à favoriser des projets d’insertion professionnelle et validées en tant que telles par le responsable de la formation dans laquelle est inscrit l’étudiant ;
des périodes pendant lesquelles l’étudiant suspend temporairement sa présence dans l’établissement dans lequel il est inscrit pour exercer d’autres activités lui permettant exclusivement d’acquérir des compétences en cohérence avec sa formation. Dans ce cas, en complément de la convention de stage obligatoire, l’établissement d’enseignement et l’entreprise concluent un contrat pédagogique.
Les dispositions visées ci-dessus, définissant les modalités d’intégration du stage à un cursus pédagogique, sont issues du décret du 25 août 2010 cité en référence ; elles sont entrées en vigueur à compter du 1er septembre 2010 et s’appliquent aux stages commençant à cette date ou après cette date.
A savoir
Les modalités d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l’État ne présentant pas un caractère industriel et commercial relèvent de dispositions spécifiques, précisées dans une circulaire du ministère en charge de la Fonction publique, du 23 juillet 2009. Les modalités d’accueil dans les collectivités territoriales sont précisées dans une circulaire du 4 novembre 2009.
Quels sont les stages concernés ?
Tous les stages en entreprise sont concernés par les dispositions des articles L. 612-8 à L. 612-13 du code de l’éducation, à l’exception :
- des stages de la formation professionnelle tout au long de la vie telle que définie par la sixième partie du Code du travail ;
- des stages relevant de l’article L. 4153-1 du Code du travail
Sont concernés, en l’état actuel de la réglementation, les stages effectués en entreprise, à titre obligatoire ou optionnel, par des étudiants inscrits dans des établissements d’enseignement dispensant une formation supérieure diplômante ou non diplômante. Sont également concernés les stages effectués au sein d’une association, d’une entreprise publique ou d’un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC).
Ces stages doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, selon les modalités actuellement définies par le décret n° 2010-956 du 25 août 2010. En aucun cas, ils ne peuvent pas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise.
Les dispositions relatives à la lutte contre les discriminations s’appliquent à l’accès au stage. Ainsi, en application de l’article L. 1132-1 du Code du travail « aucune personne ne peut être écartée […] de l’accès à un stage […] en raison de son origine, de son sexe, de ses moeurs, de son orientation sexuelle, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son patronyme ou en raison de son état de santé ou de son handicap ».
Une convention de stage est-elle obligatoire ?
Les stages en entreprise relevant des articles L. 612-8 et suivants du code de l’éducation doivent faire l’objet d’une convention de stage conclue entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement.
Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf, comme cela est le cas pour l’embauche d’un salarié. Il devra en revanche, dans des conditions qui seront précisées ultérieurement par décret, tenir à jour un « registre des conventions de stage », indépendamment du registre unique du personnel mentionné à l’article L. 1221-13 du code du travail.
Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, pour occuper un emploi saisonnier. Il ne peut donc être fait appel à un stagiaire, même sous couvert d’une convention de stage, pour remplacer un salarié.
Quel est le contenu de la convention de stage ?
Les établissements d’enseignement dispensant une formation supérieure diplômante ou non diplômante dont les étudiants accomplissent, à titre obligatoire ou optionnel, des stages en entreprise élaborent, en concertation avec les entreprises intéressées, une convention de stage sur la base d’une convention type. Ces conventions types sont approuvées par les autorités compétentes des établissements et sont rendues publiques. Cette publicité peut intervenir par voie électronique sur le site Internet des établissements.
Les conventions types précisent les clauses que doivent impérativement comporter les conventions de stage au nombre desquelles doivent figurer les 11 clauses suivantes, telles que définies par le décret n°2006-1093 du 29 août 2006 :
La définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
Les dates de début et de fin du stage ;
- La durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l’entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ;
- Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement (voir précisions ci-dessous) ;
- La liste des avantages offerts, le cas échéant, par l’entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu’il a engagés pour effectuer son stage ;
- Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail dans le respect de l’article L. 412-8 du code de la sécurité sociale ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
- Les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l’un représentant l’établissement, l’autre l’entreprise, assurent l’encadrement du stagiaire ;
- Les conditions de délivrance d’une « attestation de stage » et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
- Les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
- Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
- Les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire, lorsqu’il existe.
En l’absence de convention type, les conventions de stage doivent en tout état de cause comporter les 11 clauses énumérées ci-dessus.
La convention de stage, à laquelle est annexée la « Charte des stages étudiants en entreprise » du 26 avril 2006, est signée par :
- le représentant de l’établissement dans lequel est inscrit le stagiaire. Il mentionne sa qualité, le nom et l’adresse de cet établissement ;
- le représentant de l’entreprise, qui mentionne sa qualité, le nom et l’adresse de l’entreprise ;
- le stagiaire, qui mentionne son adresse et l’intitulé complet de son cursus ou de sa formation ; si le stagiaire est mineur, la convention est également signée par son représentant légal.
- L’entreprise doit établir et tenir à jour la liste des conventions de stage qu’elle a conclues. A terme, une fois publié le décret qui en fixera notamment les mentions obligatoires, elle devra tenir à jour un registre des conventions de stage, indépendant du registre unique du personnel.
Quel est le statut du stagiaire dans l’entreprise d’accueil ?
Statut pendant le stage
Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille et n’a pas le statut de salarié. Son passage en entreprise n’a qu’un but pédagogique et de formation : même s’il peut être tenu d’exécuter des tâches à caractère professionnel, il est dans l’entreprise pour apprendre et/ou observer et n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés. Son stage ne peut pas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise.
Ainsi, comme le précise la Charte des stages étudiants en entreprise : « La finalité du stage s’inscrit dans un projet pédagogique et n’a de sens que par rapport à ce projet. Dès lors le stage :
- permet la mise en pratique des connaissances en milieu professionnel ;
- facilite le passage du monde de l’enseignement supérieur à celui de l’entreprise ».
Tout stagiaire est tenu de se conformer aux règles internes de l’entreprise : horaires, discipline, règles de sécurité, d’hygiène… et ce afin de maintenir le bon fonctionnement des services. Si l’entreprise est dotée d’un règlement intérieur (ce qui doit être le cas des entreprises comptant au moins 20 salariés), la convention de stage doit préciser les clauses de ce règlement qui sont applicables au stagiaire.
Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise dans les mêmes conditions que les salariés ; cette disposition est issue de la loi du 28 juillet 2011 citée en référence.
Dans un souci d’efficacité, tout stage doit faire l’objet d’un double encadrement par :
- un enseignant de l’établissement ;
- un membre de l’entreprise.
L’enseignant et le membre de l’entreprise travaillent en collaboration, sont informés et s’informent de l’état d’avancement du stage et des difficultés éventuelles. L’établissement d’enseignement et l’entreprise doivent leur permettre de disposer du temps nécessaire à leur mission d’encadrement.
Le responsable du stage au sein de l’établissement d’enseignement est le garant de l’articulation entre les finalités du cursus de formation et celles du stage.
Les obligations respectives de chaque partie à la convention (le stagiaire, l’entreprise d’accueil, l’établissement d’enseignement supérieur) sont précisées par la « Charte des stages étudiants en entreprise » , à laquelle on se reportera.
Situation en cas d’embauche à l’issue du stage
En cas d’embauche dans l’entreprise dans les trois mois suivant l’issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d’études, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai , sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables.
Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai.
Lorsque le stagiaire est embauché par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.
Quelle est la durée maximale du stage ?
La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d’enseignement. Cette règle figure désormais à l’article L. 612-9 du code de l’éducation, issu de la loi du 28 juillet 2011 citée en référence en vigueur à compter du 30 juillet 2011. Un décret (à paraître) fixera les conditions dans lesquelles il pourra être dérogé à cette règle au bénéfice des stagiaires qui interrompront momentanément leur formation afin d’exercer des activités visant exclusivement l’acquisition de compétences en liaison avec cette formation, ainsi que dans le cas des stages qui seront prévus dans le cadre d’un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.
L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (ex. : deux mois si le stage précédent était d’une durée de six mois). Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.
Le stagiaire reçoit-il une somme d’argent ?
Lorsque la durée de stage au sein d’une même entreprise est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l’objet d’une gratification (versement d’une somme d’argent) dont le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, le montant horaire de cette gratification est fixé à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (plafond horaire égal, en 2012, à 23 €) ; cette disposition est applicable aux conventions de stage conclues à compter du 30 juillet 2011, date d’entrée en vigueur de la loi n° 2011-893 du 28 juillet 2011 (JO du 29) citée en référence (avant l’intervention de cette loi, la gratification n’était due qu’au titre des stages d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs). Ainsi, par exemple, pour un mois complet à 151,67 heures (soit 35 heures par semaine), la gratification sera égale, en 2012, à 436,05 €.
La durée de stage permettant de déterminer le droit du stagiaire à cette gratification s’apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants qui ont pour effet de prolonger le stage.
Lorsqu’elle est due, la gratification de stage :
-est versée mensuellement au stagiaire ;
-est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de stage.
En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant de la gratification due au stagiaire est proratisé en fonction de la durée de stage effectuée.
La gratification est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport. Concernant les incidences sur la franchise de la fourniture du repas à la cantine moyennant une participation du stagiaire, ou de l’attribution de titres restaurant, on se reportera aux précisions figurant sur le site de l’Urssaf.
Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire.
Pour les stages qui ne remplissent pas la condition de durée mentionnée ci-dessus, le versement d’une gratification est facultatif et relève de la « négociation » entre le stagiaire et l’entreprise qui l’accueille.
Des cotisations sociales sont-elles dues ?
Aucune cotisation et contribution de sécurité sociale n’est due, ni par l’entreprise d’accueil, ni par le stagiaire lorsque les sommes versées par l’employeur (gratification) restent inférieures ou égales à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (23 € pour l’année 2012), c’est-à-dire 436,05 € par mois en 2012 pour une durée de présence dans l’entreprise égale à la durée légale du travail (35 heures, soit 151,67 heures par mois). Ce plafond est réduit à proportion en cas de stage à « temps partiel ». Par exemple : la gratification versée à un stagiaire présent 90 heures par mois dans l’entreprise (c’est-à-dire l’équivalent de 3 jours sur 5) sera exonérée de cotisations et contributions sociales à hauteur de 258,74 € (montant de la franchise pour une durée de présence égale à la durée légale du travail x nombre d’heures de présence par mois / durée légale du travail, soit 436,05 x 90/151,67).
Sont concernées par cette mesure les cotisations de sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, vieillesse, allocations familiales, accidents du travail et maladies professionnelles), la CSG et la CRDS, la contribution solidarité autonomie (CSA), la cotisation FNAL et le versement transport.
Si l’employeur verse au stagiaire une gratification supérieure au seuil d’assujettissement, les cotisations et contributions de sécurité sociale sont calculées sur la différence entre le montant perçu et ce plafond. Par exemple : en 2012, pour un stagiaire dont la durée de présence est égale à la durée légale du travail et qui perçoit une gratification mensuelle égale à 500 €, les cotisations seront calculées sur : 500 – 436,05 = 63,95 €.
En tout état de cause, les cotisations dues au titre de l’assurance-chômage et des régimes de retraite complémentaire légalement obligatoires ne sont pas dues.
C’est au moment de la signature de la convention de stage que l’on apprécie si le seuil est atteint ou non, compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces et du temps de présence mensuel prévu au cours du stage.
La circulaire n°DSS/5B/2007/236 du 14 juin 2007relative à la protection sociale du stagiaire précise les modalités d’application de la franchise, et notamment son application aux stagiaires étrangers en France et aux stagiaires français à l’étranger, ainsi que les droits sociaux (prestations en nature, indemnités journalières…) le cas échéant ouverts aux stagiaires en fonction de leur situation.
S’agissant de la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles applicable aux étudiants ou élèves des établissements d’enseignement mentionnés aux a et b de l’article L. 412-8 du code de la Sécurité sociale, qui effectuent un stage en entreprise, la réglementation opère une distinction selon le montant de la gratification versée par l’entreprise au stagiaire :
si le stagiaire perçoit une gratification égale ou inférieure au seuil de franchise de cotisations indiqué ci-dessus, les obligations de l’employeur incombent à l’établissement d’enseignement signataire de la convention tripartite (convention liant le stagiaire, l’établissement d’enseignement et l’entreprise d’accueil). Pour les élèves et étudiants des établissements publics relevant du ministère chargé de l’éducation nationale, le versement des cotisations incombe au recteur.
Toutefois, lorsque l’accident survient par le fait ou à l’occasion du stage en entreprise, l’obligation de déclaration de l’accident du travail instituée par l’article L. 441-2 du code de la Sécurité sociale incombe à l’entreprise dans lequel est effectué le stage. L’entreprise doit alors adresser sans délai à l’établissement d’enseignement dont relève l’élève ou l’étudiant copie de la déclaration d’accident du travail envoyée à la CPAM compétente ;
si le stagiaire perçoit une gratification supérieure au seuil de franchise de cotisations visé ci-dessus, les obligations de l’employeur incombent à l’entreprise signataire de la convention tripartite. Dans ce cas, l’assiette servant de base au calcul des cotisations est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et le montant de la fraction de gratification exonérée.
Toutefois, lorsque l’accident survient du fait ou à l’occasion de l’enseignement ou de la formation dispensés par l’établissement dont relève l’élève ou l’étudiant, l’obligation de déclaration incombe à l’établissement qui doit adresser, sans délai, à l’entreprise signataire de la convention tripartite une copie de la déclaration d’accident envoyée à la caisse d’assurance maladie compétente.
Les stages doivent-ils être intégrés à un cursus pédagogique ?
Les stages en entreprise qui relèvent des articles L. 612-8 du code de l’éducation sont intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, ce qui suppose, en l’état actuel de la réglementation, que soient réunies les conditions suivantes :
leur finalité et leurs modalités sont définies dans l’organisation de la formation ;
ils font l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant donnant lieu à évaluation de la part de l’établissement.
Sont également intégrés à un cursus, dès lors qu’ils satisfont aux deux conditions mentionnées ci-dessus, les stages organisés dans le cadre :
des formations permettant une réorientation et proposées aux étudiants, notamment sur les conseils des services d’orientation ou d’un responsable de l’équipe pédagogique de la formation dans laquelle l’étudiant s’est engagé initialement ;
de formations complémentaires destinées à favoriser des projets d’insertion professionnelle et validées en tant que telles par le responsable de la formation dans laquelle est inscrit l’étudiant ;
des périodes pendant lesquelles l’étudiant suspend temporairement sa présence dans l’établissement dans lequel il est inscrit pour exercer d’autres activités lui permettant exclusivement d’acquérir des compétences en cohérence avec sa formation. Dans ce cas, en complément de la convention de stage obligatoire, l’établissement d’enseignement et l’entreprise concluent un contrat pédagogique.
Les dispositions visées ci-dessus, définissant les modalités d’intégration du stage à un cursus pédagogique, sont issues du décret du 25 août 2010 cité en référence ; elles sont entrées en vigueur à compter du 1er septembre 2010 et s’appliquent aux stages commençant à cette date ou après cette date.